Vom DES zum OFB: die Kirchenbücher von Enger – ein Erfahrungsbericht

Inhaltsverzeichnis

• Das Daten-Eingabe-System (DES)
• Die erfassten Daten
• Vom DES zum OFB
• Die Verknüpfung der Familien
• Aus CSV, Excel und Datenbank wird GEDCOM
• Ausblick
• Fazit

Das Daten-Eingabe-System (DES)

Im August 2017 wurde ich von CompGen gefragt, ob unsere Arbeitsgruppe Familienforschung im Kreis Herford in einem Pilotprojekt mit Archion Kirchenbücher mit dem Daten-Eingabe-System (DES) abschreiben würde. Einen Kontakt zu CompGen gab es bereits 2015, damals gab es die Überlegung, Herforder Kirchenbuchabschriften nach Gedbas4all (ein quellenorientiertes Datenmodell für Genealogie) zu übernehmen. Das DES ist ein internetbasiertes Erfassungswerkzeug von CompGen, bei dem die Eingabe direkt auf dem Original erfolgt (Abbildung 1). Nach kurzer Abstimmung innerhalb der Arbeitsgruppe war klar, dass wir dies gerne unterstützen wollten. Nach einigen Vorarbeiten wurde im Juni 2018 das Projekt angelegt, ein Testsystem für uns eingerichtet, die Eingabemaske konfiguriert sowie die Editionsrichtlinien verfasst.

Auf dem monatlichen Treffen der Herforder Familienforscher im Gemeindehaus in Hiddenhausen am 4. August 2018 fand der offizielle Projektstart statt. Den über 30 Anwesenden konnte der praktische Einsatz des DES vorgestellt werden. Auch in der örtlichen Presse wurde entsprechend darüber berichtet. In den folgenden beiden Monaten war die Arbeitsgruppe beim Kreisgeschichtsfest in Enger und beim Deutschen Genealogentag in Melle vertreten und konnte auch hier die Kirchenbucherfassung mit dem DES vorstellen.

Begonnen wurde mit dem Sterberegister für die Jahre 1853 bis 1861 von Enger. Für dieses Kirchenbuch hatten wir uns entschieden, weil dieses bisher noch nicht z. B. bei FamilySearch indexiert war, die Einträge relativ gut lesbar sind und weitergehende Angaben zu Eltern, Ehepartner und Geburt enthalten sind. Ziel des Projektes ist, die Sterbeeinträge möglichst komplett abzuschreiben. Also nicht nur Name des Verstorbenen mit dem Sterbedatum, sondern auch alle weiteren Angaben wie Beruf, Wohnort, Todesursache, …

Nach der Erfassung des ersten Kirchenbuches wurden sukzessive weitere erfasst, so dass momentan neun Kirchenbücher für den Zeitraum von 1805 bis 1908 abgeschlossen sind . Dabei gab es im ersten Halbjahr 2020 eine längere Pause, da wir die Einstellung der neu in Farbe digitalisierten Kirchenbücher bei Archion abwarten wollten. Derzeit befindet sich das letzte Kirchenbuch für den Zeitraum 1679 bis 1804 in der Erfassung.

Wer beteiligt sich an der Erfassung? Anders als erhofft und erwartet waren die fleißigsten Mitwirkenden zuvor nicht Mitglieder der Arbeitsgruppe. Drei Personen wurden durch die lokalen Presseberichte auf das Projekt aufmerksam und nahmen danach auch an unseren Treffen teil. Zwei weitere sind bei CompGen auf unser Projekt aufmerksam geworden, beide ansonsten ohne Bezug zu Enger. Es gab weitere Erfassende, die sich sporadisch beteiligt haben. In der Statistik werden insgesamt 14 Personen dargestellt (Abbildung 2). Die bisherigen 73.000 Einträge (Mengenangaben stets gerundet) wurden zu 95% von sechs Personen erfasst, mich eingeschlossen.

Meine Erfahrung ist, dass man so ein Projekt nur angehen sollte, wenn man entweder zuvor feste Zusagen zur Mitarbeit erhalten hat, oder es auch alleine schafft. Beim siebten Kirchenbuch war ich lange Zeit der einzige Erfasser. Bei 180 Seiten hatte ich mir eine Seite/Tag vorgenommen (Aufwand 20 Minuten), so dass ohne weitere Unterstützung das Kirchenbuch in sechs Monaten abgeschlossen gewesen wäre. Dies ist ein überschaubarer Aufwand- und Zeithorizont. Nach drei Monaten erhielt ich Unterstützung, so dass wir schon nach viereinhalb Monaten fertig waren. Wofür einer sechs Monate benötigt, brauchen zwei nur drei Monate, drei nur zwei Monate, … Dies ist die große Chance beim Crowdsourcing, sofern man denn „Crowd“ findet. Begeistert hat mich, wie schnell die ortsunkundigen Erfassenden mit den regionalen Besonderheiten zurechtkamen, und wie hervorragend alle die Schrift lesen können und gewissenhaft die Eingabe durchführen.

Die erfassten Daten

Neben der Erfassung habe ich als Projektbetreuer die Kontrolle und Freigabe der erfassten Seiten sowie Klärung unlesbarer Wörter übernommen. Bei Leseschwierigkeiten erhielt ich Unterstützung von versierten Mitforschenden aus der Arbeitsgruppe. Zusätzlich konnte ich für den Zeitraum 1815 bis 1874 auf Kirchenbuchduplikate zurückgreifen. Diese wurden jährlich nachträglich erstellt und waren deutlicher geschrieben. Des Öfteren konnte aber der Pfarrer selbst wohl den ursprünglichen Eintrag nicht mehr lesen und ließ solche Wörter in der Abschrift dann einfach weg. Leseprobleme gab es insbesondere bei Name, Ort, Beruf und Todesursache. In der Zeit vor 1830 war bei den Namen der Ehefrauen ein angehängtes „n“, „s“ oder „ns“ üblich: Hippen = Hippe, Steffens = Steffen, Vahlens = Vahle; aber Honens bleibt Honens. Zudem war der Hofname dominant, so dass auf den Hof einheiratende Männer den Hofnamen übernahmen, was sich dann in unterschiedlichsten Formen im Kirchenbuch wiederfindet.

Die Kontrolle der erfassten Daten ließ sich anfangs gut über die DES-Suche realisieren. Direkt nach der Erfassung wird jeder Datensatz sofort in der öffentlich frei zugänglichen Suche angezeigt. Hier habe ich dann durch Eingrenzung auf die Seite die erfassten Datensätze überprüft. Nach dem dritten Kirchenbuch wurde die Kontrolle über diesen Weg immer aufwändiger, da es nun jede Seite bereits dreimal gab und sich die Suche nicht weiter auf ein konkretes Kirchenbuch eingrenzen lässt. Insofern habe ich die Kontrolle über die Suche nunmehr lediglich bei neuen Erfassenden verwendet, um strukturelle Fehler zu entdecken. Bei den bewährten Erfassenden habe ich lediglich noch direkt auf den abgeschlossenen Seiten insbesondere die Namen überprüft.

Eine vollständige und systematische Kontrolle wurde dann mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel (nachfolgend nur Excel genannt) durchgeführt. Für den Projektbetreuer gibt es im DES die Möglichkeit, sich die erfassten Daten als CSV-Datei (Text-Datei zur Weiterverarbeitung mit Excel) herunterzuladen. Dies habe ich spätestens nach jeder Fertigstellung eines Kirchenbuchs getan. Pro Datensatz werden bis zu 34 Felder gefüllt, und bei 73.000 Datensätzen gibt es da naturgemäß etliche Erfassungsfehler. Dies reicht von zwei zugeordneten Müttern zu einem Kind über Buchstabenvertipper und Zahlendreher bis zu einer fehlenden Zahl bei der Datumsangabe. Es handelte sich um Flüchtigkeitsfehler, die jedem mal passieren können. Da ich auch die von mir erfassten Daten überprüft habe war ich überrascht, wie schnell man sich doch verklickt oder vertippt. Bei deutlich über einer Million Datenfeldern sollte man von Tausenden Erfassungsfehlern ausgehen und befindet sich dann trotzdem noch im einstelligen Promillebereich. Dies bedeutet aber auch, dass über 990 ‰ korrekt erfasst worden sind! Ich kann jedem DES-Betreuer nur empfehlen, eine genauere Prüfung der erfassten Daten vorzunehmen. Insbesondere dann, wenn die Daten ausgewertet oder weiterverarbeitet werden sollen.

Vom DES zum OFB

Soweit zur Erfassung im DES, nun folgt die Entstehungsgeschichte des Ortsfamilienbuchs. Bereits nach Fertigstellung des ersten Kirchenbuchs mit aufbereiteter Darstellung in Excel haben wir gesehen, dass in den Daten mehr Potential steckt als lediglich als Kirchenbuchabschrift zu dienen. Da die erfassten Personen im DES (Abbildung 3) bereits genealogisch verknüpft werden (verstorbene Person, Vater, Mutter, Ehepartner) lässt sich aus so einer Excel-Tabelle eine GEDCOM-Datei erzeugen. Allerdings mit der Einschränkung, dass nur Ein-Kind-Familien abgebildet werden. Für jedes verstorbene Kind eines Elternpaares wird also eine eigene Familie angelegt, die Eltern sind entsprechend doppelt, dreifach, … vorhanden. Dies haben wir zuvor mit anderen Kirchenbuchabschriften schon so praktiziert, um diese z. B. für alle einsehbar bei GEDBAS zu veröffentlichen.

Aus eigener Erfahrung (2018 übernahm ich die Betreuung des Ortsfamilienbuchs Löhne) wusste ich, dass ein Ortsfamilienbuch für uns Familienforschende am hilfreichsten ist. Im Kirchenbuch von Enger enthalten die Sterbeeinträge neben den familiären Verknüpfungen zumeist auch Angaben zu Geburt und Heirat. Somit waren eigentlich alle Daten für eine Person vorhanden.

Wie oben bereits beschrieben, können die im DES erfassten Daten als CSV-Datei heruntergeladen und weiter bearbeitet werden. Nach Fertigstellung des 8. Kirchenbuchs und somit für den Zeitraum 1820 bis 1908 erhielten wir so in Excel eine Tabelle mit 40 Spalten und 58.000 Zeilen. Da uns bewusst war, dass wir viele Spalten überarbeiten mussten, die originale Abschrift aber auch behalten wollten, hätten wir fast alle Spalten entsprechend duplizieren müssen. Dies erschien mir in Excel als zu unsicher und unübersichtlich, daher importierte ich die Daten in eine MySQL-Datenbank und duplizierte dort die notwendigen Spalten.

Aber warum mussten denn so viele Datenfelder überhaupt überarbeitet werden? Zielsetzung des DES-Projektes ist eine buchstabengetreue Abschrift des Originals. Dies bedeutet aber auch, dass eindeutige Fehler des damaligen Schreibers unkorrigiert übernommen wurden. So z.B. ein 30. Februar als Sterbedatum. Oder das Geburtsdatum lag nach den Begräbnisdatum. Zum anderen gab es für Vor- und Nachnamen, aber auch für Orte, Berufe und Todesursachen die unterschiedlichsten Schreibweisen und Abkürzungen. Diese mussten vereinheitlicht werden um Familien zusammenzuführen und auch um Auswertungen vornehmen zu können, z. B. welches die häufigste Todesursache war.

Die Verknüpfung der Familien

Der anspruchsvollste und auch spannendste Teil, für den Bearbeiter allerdings sehr ermüdend, war die Zusammenführung der Familien. Nachdem alle Daten bereinigt und sowohl Vor- als auch Nachnamen weitestgehend vereinheitlicht waren, sollten die vielen kleinen Einzelfamilien verschmolzen und möglichst auch generationsübergreifend verbunden werden. Das einfachste Beispiel sind zwei verstorbene Geschwisterkinder. Im DES entstanden dabei zwei Kleinfamilien aus jeweils Vater, Mutter und Kind. Hier mussten also bei beiden Kindern dieselben Eltern hinterlegt werden. Der Tod der Eltern sollte hierzu referenziert werden, gleichzeitig aber die Referenz zu deren Eltern erhalten bleiben, so dass drei Generationsfolgen abgebildet werden können. Und dies möglichst fortgesetzt bis zum Kirchenbuchbeginn.

Beim Tod einer unverheirateten Person (zumeist Kinder) waren in der Regel drei Personen angegeben: verstorbene Person, Vater und Mutter. Bei einer verheirateten Person war meistens zusätzlich der Ehepartner angegeben. Aus der Datenbank haben wir dazu eine Excel-Tabelle (im Folgenden „Eltern-Tabelle“ genannt) mit Spalten für Verstorbener, Vater und Mutter aufgebaut. Eine Zeile für alle Verstorbenen mit Angabe beider Eltern (Typ „3-K“ für Kind), eine Zeile für alle verstorbenen Ehemänner (Typ „1-EM“) und eine Zeile für alle verstorbenen Ehefrauen (Typ „2-EF“). Die führende Ziffer wird für die spätere Sortierung verwendet. Bei den beiden letzteren wurden die Spalten mit den Namen für Verstorbene und Vater bzw. Mutter gleich gefüllt. Um die Zuordnung zu erleichtern wurden noch Wohnort sowie Geburts- und Sterbejahr ergänzt. Sortiert wurde die Tabelle nach den Namen der Eltern, dem Typ und dem Geburtsjahr. Bei der Erfassung im DES erhält jede Person eine eindeutige ID, diese wurde hier mitgeführt, und bei den Eltern ganz rechts zur vereinfachten Übertragung nochmals ausgewiesen (Abbildung 4). Einige Personen sind in dieser Tabelle gar nicht vorhanden (unverheiratet und kein oder nur ein Elternteil angegeben), andere mehrfach (verheiratet und beide Eltern angegeben, einmal als Kind und einmal als Ehepartner). Die Tabelle enthielt 22.700 Zeilen, 16.000 Kinder, 3.000 Ehemänner und 3.700 Ehefrauen. Die 16.000 Kinder-Zeilen enthalten 48.000 Personen (Kind, Vater, Mutter), dazu kommen noch verstorbene Ehepartner, bei denen nicht beide Elternteile angegeben sind, so dass ein Großteil der 58.000 Personen sich in dieser Tabelle wiederfindet. Für ca. 10% der Personen konnte keine Verknüpfung vorgenommen werden. Aber wieso gibt es zu den 16.000 Kindern nur 3.700 Mütter, und dazu nur 3.000 Väter? Ersteres ist auf die höhere Kinderanzahl als heute zurückzuführen, über 4 Kinder pro Mutter, als Mittelwert zwischen durchaus normalen 8-12 Kindern pro Familie und höherer Sterblichkeit der Mütter bedingt durch die Geburten. Letzteres ist auch die Erklärung für die niedrigere Anzahl der Väter, diese haben dann ein zweites oder auch drittes Mal geheiratet.

Diese Eltern-Tabelle wird nun also in der Form bearbeitet, dass die Vater- bzw. Mutter-ID in den rechten Spalten zumeist nach unten ausgefüllt wird. Im Idealfall werden zunächst die beiden Eltern aufgeführt (wenn ihr Sterbeeintrag vorhanden ist), und dann ihre gemeinsamen Kinder. Durch Eintragen der Vater- und Mutter-ID für jedes Familienmitglied werden diese entsprechend miteinander verknüpft (Abbildung 5). Ist z. B. auch der Sterbeeintrag des Vaters vorhanden, taucht er mit seiner ID zusätzlich noch in der Familie seiner Eltern auf. Hierüber gelingt dann die Verknüpfung der Generationen. Eine Excel-Tabelle mit 23.000 Zeilen auf diese Weise abzuarbeiten erfordert hohe Konzentration und ist schnell ermüdend. Aber aufgrund der doch weitreichenden Auswirkung und komplizierten Entscheidungsgrundlage sollte dies manuell durchgeführt werden. Das Ergebnis wurde dann in die Datenbank übernommen.

Aus CSV, Excel und Datenbank wird GEDCOM

Der letzte Schritt war dann nur noch etwas Fleißarbeit. Aus der Datenbank wurde mit den überarbeiteten Feldern eine Excel-Tabelle erstellt, die Spaltentitel gemäß GEDCOM benannt und die Tabelle dann in die Genealogie-Software Ahnenblatt importiert (Abbildung 6). Aus Ahnenblatt kann dann eine GEDCOM-Datei exportiert werden und mit jeder anderen Genealogie-Software weiterbearbeitet werden oder auch direkt für das Online-OFB-Projekt bei CompGen zur Verfügung gestellt werden.

Am 30.10.2020 war dann die erste Version vom Ortsfamilienbuch Enger online (Abbildung 7). Das Ergebnis waren 38.493 Personen in 14.297 Familien, von den erfassten 58.000 Personen waren also 20.000 Personen mehrfach vorhanden. Betreut wird das OFB von meinem Forscherkollegen Reinhard Heinsmann. Er wohnt in Enger, ist seit Jahren Ansprechpartner für genealogische Anfragen und kennt sich entsprechend gut mit den dortigen Kirchenbüchern aus. Deshalb hat er diesen Bestand für die Erfassung vorgeschlagen. Und er war es auch, der die Namen vereinheitlicht und die Familien mit Hilfe der Eltern-Tabelle zusammengeführt hat.

Ausblick

Derzeit befindet sich das letzte Kirchenbuch (1679 bis 1804) in der Erfassung. Hierbei wurde mit der Erfassung im Jahr 1770 begonnen, um das OFB lückenlos um die Daten der Jahre 1770 bis 1819 ergänzen zu können. Parallel dazu finden im derzeitigen OFB-Datenbestand bereits Ergänzungen aus den Tauf- und Traueinträgen sowie aufgrund von Rückmeldungen von anderen Forschenden statt.

Fazit

Ohne die umfassende Unterstützung von Archion und CompGen mit Bereitstellung der digitalisierten Kirchenbücher und dem Daten-Eingabe-System DES hätte es auf lange Sicht kein Ortsfamilienbuch für Enger gegeben. Das Gesamtprojekt umfasst 6.000 handgeschriebene Kirchenbuchseiten (3.000 Doppelseiten), mit teilweise 4-spaltigem Fließtext auf einer Doppelseite. Da hätte sich niemand von uns alleine herangetraut! So konnte für alle Forschenden mit Vorfahren in Enger nach nur 2 ¼ Jahren ein Traum in Erfüllung gehen, ein OFB mit 40.000 Personen, teilweise über sechs Generationen miteinander verknüpft. Möchte jemand alleine ein OFB erstellen, kommt man mit einer Erfassung in Excel sicherlich schneller ans Ziel. Zumal man sich dabei die Erfassung der mehrfach vorkommenden Eltern ersparen könnte, im konkreten Fall ⅓ (!) der erfassten Personen. Wobei die Datensätze oftmals nicht komplett gleich sind, mal ein anderer Wohnort, mal ein anderer Beruf. Wenn man allerdings aufgrund der Größe des Projektes plant, ein OFB zu mehreren zu erstellen, und mit dem Wunsch die Angaben möglichst komplett und buchstabengetreu abzuschreiben, ist das DES wohl unschlagbar.

Würde man ein Kirchenbuch nur mit der Intention OFB-Erstellung abschreiben, könnte man Namen, Orte und Berufe gleich in einer einheitlichen Schreibweise übernehmen. So aber kann die buchstabengetreue Abschrift Schriftunkundigen als Lesehilfe dienen und ermöglicht auch jederzeit eine Kontrolle zwischen Original und Abschrift. Die Verknüpfung der Familien mittels der Eltern-Tabelle wurde zwischenzeitlich auch für die Erstellung der OFBs Spenge und Hoyel angewendet, für zwei weitere OFBs ist dies geplant. Dabei wurde für Hoyel auf die Nutzung einer Datenbank verzichtet und die Eltern-Tabelle komplett mit Excel abgebildet.

Ich habe mir in den letzten drei Jahren jede der bisher erfassten 2.800 Seiten detailliert angesehen, und kann dies jedem Forschenden nur empfehlen. Man bekommt dadurch ein ganz anderes Gefühl für die Benutzung dieser Quellengattung. Mein ganz persönliches Fazit ist daher: Kirchenbücher sind spannend, sie fangen den Zeitgeist ein (Schreibweise, Ausdrücke), zeigen den Lebensalltag von damals (Berufe, Krankheiten) und sind Dank der dokumentierten Ereignisse Teil der Heimat-, Staats- und Weltgeschichte (Unglücke, Eisenbahnbau, Abwanderung ins Ruhrgebiet, Auswanderung nach Amerika, Kriege).

Ganz herzlich bedanken möchte ich mich bei allen, die dieses Projekt unterstützt haben. Bei CompGen, Archion, dem Landeskirchlichen Archiv in Bielefeld und der Herforder Arbeitsgruppe. Ein besonderer Dank geht dabei an die Erfassenden, die Zusammenarbeit hat mir sehr viel Spaß gemacht, und ohne Sie/Euch wären wir noch lange nicht so weit!

Bad Oeynhausen, im Mai 2021
Thomas Kriete ()